1. Wat doen we?
GEVERS verwijst naar de vennootschap in de GEVERS Groep (o.m. GEVERS Legal SA/NV, GEVERS Patents SA/NV, GEVERS Belgium SA/NV, GEVERS & ORES SA, GEVERS SA, R-Port SA) en biedt diensten aan in het kader van:
- advies-, bijstands- en vertegenwoordigingsopdrachten;
- het opstellen van documenten met het oog op het verkrijgen, handhaven, uitbaten en/of verdedigen van intellectuele eigendomsrechten en andere rechten;
- enige vragen in verband met het voorgaande.
Om u een hoogwaardige dienstverlening te garanderen, verzamelen en verwerken wij persoonsgegevens. Deze verwerking hebben wij in deze Privacy verklaring uitgeschreven.
2. Welke persoonsgegevens verzamelen we?
a. Gegevens die u zelf aan ons meedeelt
Wanneer u onze diensten inschakelt, zijn wij wettelijk verplicht om uw identificatie- en betalingsgegevens en andere bijkomende noodzakelijke gegevens te verwerken in het kader van de dienstverlening.
Wij verzamelen ook gegevens als u met ons contact opneemt en ons in dat verband gegevens meedeelt, bijvoorbeeld via een aanvraagformulier op de website, zoals onze jobsite; via telefoon; via een e-mail of via onze sociale media.
b. Gegevens die wij verzamelen
De gegevens die wij zelf verzamelen zijn voornamelijk verbonden aan uw dienstverleningsovereenkomst en bijgevolg met het doel om onze diensten goed te kunnen uitvoeren.
Indien u nog geen klant bij ons bent, maar u wel reeds contact met ons heeft opgenomen, dan verzamelen wij uw gegevens om reeds een dossier op te maken.
Ook verzamelen wij gegevens die uw gebruikservaring van de website in kaart brengen. Zie hiervoor ‘Onze cookies’.
c. Gegevens die wij ontvangen van derden
Om onze dienstverlening te optimaliseren en te vervolledigen maken wij gebruik van publieke registers en bronnen die toegankelijk zijn voor iedereen.
Ook maken wij gebruik van kredietwaardigheidskantoren en kredietinstanties voor de betaalservices en betalingsopvolgingen zoals een incassobureau.
Voor het invullen van vacatures werken wij samen met HR-bedrijven.
3. Waarom verzamelen wij deze gegevens?
De gegevens die wij verzamelen, worden opgenomen in de bestanden van GEVERS, als verantwoordelijke voor de verwerking.
- Dit om de uitvoering van uw dienstverleningsovereenkomst te optimaliseren of om uw vragen goed te kunnen opvolgen. Hieronder vallen onder meer informatieve aanvragen via eender welk kanaal en het indienen van een klacht.
- Of om onze producten en diensten op lange termijn beter te kunnen inzetten en vooral om deze te kunnen optimaliseren. Zo kunnen wij ons aanbod beter afstemmen op uw noden en wensen. In dit kader gebruiken wij uw persoonsgegevens om u hierover in te lichten.
- En om te voldoen aan wettelijke verplichtingen zoals boekhoudkundige, fiscale en juridische verplichtingen.
4. Hoe lang bewaren wij uw gegevens?
Wij bewaren uw gegevens zolang als nodig is voor de uitvoering van uw dienstverleningsovereenkomst.
Bij beëindiging van uw overeenkomst bewaren wij uw gegevens nog voor een periode van 5 jaar. Dit om u gedurende deze termijn sneller te kunnen bijstaan bij aanvullende of nieuwe aanvragen. Ook informeren wij u graag over onze dienstverlening en nieuwigheden op de markt.
Uiteraard zijn er een aantal wettelijke verplichtingen inzake het bijhouden van gegevens. Dit betreft onder meer de contractdata. Hierbij is er een verplichte termijn van 7 jaar van toepassing voor België, 6 jaar voor Frankrijk en 10 jaar voor Luxemburg.
Bij geschillenkwesties dienen gegevens bijgehouden te worden na beëindiging van uw dienstverleningsovereenkomst, dit is 10 jaar voor België, Frankrijk en Luxemburg. Dit gaat dan enkel over uw overeenkomst, de bijhorende facturen en klachten. Deze gegevens zijn beperkt toegankelijk en worden enkel voor dit doel gebruikt. Nadien worden deze gegevens gewist of geanonimiseerd.
Indien u bij ons uw kandidatuur heeft ingediend voor een job en niet werd weerhouden, dan houden wij uw gegevens max. 4 weken bij na het einde van de sollicitatieprocedure. Indien u zelf aangeeft dat u op de hoogte gehouden wenst te worden van gerelateerde jobs, dan bewaren wij uw gegevens max. 1 jaar.
5. Geven wij uw gegevens door aan derde partijen?
Wij geven uw gegevens enkel door aan derde partijen in het kader van uw dienstverleningsovereenkomst en/of om onze opdracht te kunnen uitvoeren. Zij
werken in onze opdracht en dit om de service te waarborgen, bv. onze aangesloten handelspartners. Het is ook beperkt tot de gegevens die zij effectief nodig hebben om de taak te volbrengen waarvoor ze zijn aangewezen. Wij zien er mee op toe dat ze uw gegevens veilig en respectvol beheren en voorzien hier dan ook contractuele waarborgen.
Bij wanbetaling worden uw identificatie-, betalingsgegevens– en gewoonten doorgegeven aan een erkende kredietinstelling of incassobureau, verantwoordelijk voor de opvolging.
6. Hoe beveiligen wij uw persoonsgegevens?
De beveiliging van uw persoonsgegevens zijn bij ons een grote prioriteit. Wij maken gebruik van diverse beveiligingstechnologieën en -procedures om uw persoonsgegevens op gepaste wijze te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang, gebruik of openbaarmaking. Zo bewaren wij uw persoonsgegevens op computersystemen die beperkte toegang hebben en in beveiligde gebouwen zijn ondergebracht. Ook voorzien wij dat enkel geselecteerde mensen toegang hebben tot bepaalde data die enkel en alleen voor de uitoefening van hun functie nodig zijn.
7. Wat zijn uw rechten?
- Informatie en toegang tot uw persoonsgegevens: U heeft het recht om informatie te krijgen over het feit dat wij al dan niet uw persoonsgegevens verwerken en voor welke doeleinden wij dit doen. In dit kader heeft u ook het recht om inzage te krijgen in alle gegevens die wij over u verzamelen en verwerken, ook indien deze gegevens afkomstig zijn van derde partijen. Wij voorzien deze informatie in een voor u begrijpbare taal en formaat.
- Correctie van de gegevens: U heeft het recht om uw persoonsgegevens die onvolledig, foutief, ongepast of verouderd zijn, te laten rechtzetten. Indien u zelf weet heeft van wijzigingen zoals een nieuw e-mailadres of adres, gelieve deze dan zo snel mogelijk door te geven om zo onze service te kunnen waarborgen.
- Wissen van de gegevens: Ook wel eens recht op vergetelheid genoemd. U heeft het recht om in bepaalde gevallen uw persoonsgegevens te laten wissen. Dit o.a. in het kader van de toestemming die u heeft ingetrokken. Of wanneer de gegevens onrechtmatig zouden zijn verwerkt of wanneer het wettelijk afdwingbaar is. Weet wel dat wij niet altijd alle gegevens kunnen wissen in het kader van wettelijke verplichtingen.
- Bezwaar tegen verwerking van persoonsgegevens: U kan aangeven dat uw gegevens niet mogen verwerkt worden in bepaalde gevallen. Dit kan zijn bv. als de verwerking gebaseerd is op gerechtvaardigd belang, in geval van profileren (die niet in verband staat met uw dienstverleningsovereenkomst) of in geval van direct marketing.
- Recht van beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens: U heeft het recht de verwerking te laten beperken indien de gegevens die wij van u hebben niet correct lijken te zijn en dit enkel tijdens de periode om deze gegevens juist te zetten. Ook indien de verwerking onrechtmatig is, maar u wil de gegevens niet laten wissen.
Of in het geval dat het gerechtvaardigd belang waarnaar wij verwijzen ongegrond is en uw recht op bezwaar tegen de verwerking nog niet is afgerond. - Bezwaar tegen geautomatiseerde besluitvorming en profilering: Weet dat wij dit niet doen en dat dit recht dus enkel vermeld staat ter info om u een compleet beeld te geven.
- Overdraagbaarheid van de gegevens: U kan uw gegevens opvragen in een gestructureerde, gangbare en elektronische vorm. Dit geldt enkel voor de gegevens die u ons zelf heeft verstrekt op basis van toestemming of overeenkomst.
Al deze rechten kan u uitoefenen door contact op te nemen met onze Privacy and Data Protection Officer vermeld in punt 10.
8. Onze cookies
Als u onze website bezoekt, maken wij gebruik van cookies. Deze cookies zijn stukjes informatie die worden verzameld op uw eigen toestel zodat u bij een volgend bezoek aan een website als gebruiker wordt herkend.
Dit vooral om het gebruiksgemak te verhogen en te optimaliseren. Er bestaan verschillende soorten cookies, die telkens een andere functie hebben.
Wij gebruiken cookies niet om persoonsgegevens te verzamelen, deze gegevens worden geanonimiseerd en worden bijgevolg ook niet gebruikt voor direct marketingdoeleinden. Wij gebruiken de gebruiksgegevens, die volledig anoniem zijn, voor analyse en onderzoek en dus om uw gebruikservaring te verhogen.
Wij zetten alleen functionele en analytische (statistische) cookies in. Deze zorgen ervoor dat onze website goed werkt.
Functionele cookies zijn noodzakelijk voor het goed functioneren van de website bijvoorbeeld om u te onthouden bij een volgende aanmelding bij uw account en uw taal.
Analytische cookies zorgen ervoor dat uw gebruikerservaring van onze website verhoogd kan worden, aangezien die gebaseerd zijn op de analyse hoe bezoekers onze website gebruiken (bv. Google Analytics).
Wij maken geen gebruik van advertentie- of tracking cookies op deze website.
9. Wijzigingen Privacy verklaring
Naar aanleiding van nieuwe diensten of nieuwe ontwikkelingen binnen onze organisatie, is het mogelijk dat de Privacy verklaring geüpdatet moet worden omdat er bijvoorbeeld nieuwe verwerkingsactiviteiten plaatsvinden. Onderaan kan u de datum terugvinden waarop onze Privacy verklaring voor het laatst geüpdatet is.
10. Informatiepunt
Heeft u een vraag, opmerking of klacht in verband met de verwerking van uw persoonsgegevens door GEVERS of wenst u uw rechten uit te oefenen? Dan kan u
terecht bij onze Privacy and Data Protection Officer op gdpr@gevers.eu voor België en op rgpd@gevers.eu voor Frankrijk en Luxemburg.
U kan zich bij klachten ook wenden tot de respectievelijke autoriteiten van uw land.
België: Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, +32 (0)2 274 48 00. contact@apd-gba.be en www.gegevensbeschermingsautoriteit.be
Frankrijk: Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL), 3 Place de Fontenoy TSA 80715, 75334 PARIS CEDEX 07, France, +33 (0)1 53 73 22 22. www.cnil.fr
Luxemburg: Commission nationale pour la protection des données (CNPD), 1 Avenue du Rock’n’Roll, 4361 Esch-sur-Alzette, Luxembourg, (+352) 26 10 60 -1. www.cnpd.lu.
Voor uw info: De informatie die u kan terugvinden op deze website is enkel bedoeld als algemene info. Wij zijn niet verantwoordelijk voor de inhoud van de websites waar wij links naar leggen vanop onze eigen website. Wij zijn m.a.w. niet verantwoordelijk voor de inhoud en of de Privacy verklaring op die websites.
Laatste update Privacy verklaring: 15 augustus 2019.